業務効率化が望める

時短

スピードアップに貢献

従来の契約書といえば、署名や押印をして書面として形に残すのが一般的でした。
従来の契約書は紙として残すのが一般的だったため、保管をする手間がかかり、契約者に郵送をしなければいけないなど何かと面倒な仕事が多かったのが実情です。
費用の面はもちろんですが、契約書に付随する業務が多ければ多いほど時間がかかってしまい、通常業務に支障を与えるケースが多かったのが実情です。
電子契約書を導入することで得られるメリットとしてあげられるのは、業務の効率化が期待できることです。
これまでの仕事内容がかなり簡素化されるため、時間的な余裕が生まれます。

ミスを無くすことができる

契約書に記載する内容については絶対にミスがあってはいけません。
署名と押印をする前にきちんと口頭で説明をするべきですが、仕事に対して慣れが生じてしまうとミスを犯してしまうものです。
例えばお客様が意図していない商品や金額が記載されていたことに気が付かずに契約を交わしてしまうと、必ずお客様からクレームが入ることになります。
きちんと内容を確認しないまま署名や押印をするお客様にも非があり、どちらが責任を取るかで大きな問題に発展する可能性もあります。
このような状況になってはお客様からの信用を大きく損なう結果になるため、絶対に避けなくてはいけません。
電子契約書なら記載ミスを防ぐことができるメリットがあります。
他にも紛失してしまうリスクや、間違って送付するリスクも避けることができます。

時間の削減ができる

紙として長期間保管するためには手間がかかってしまい、通常業務を行う時間が足りなくなってしまい残業を強いられる可能性が高くなります。
担当者にとって時間的な負担がかかっていたことはまちがいありません。
電子化することでこれまでに保管にかけていた時間が大幅に削減できます。
過去に遡って内容を調べなければいけない時にも、大量の紙の中から探し出すのはかなり時間がかかるものですが、電子化していればわずか数秒で探し出せるメリットもあります。
時間に余裕が生まれることで他の業務に集中できるようになり、残業時間も大幅にカットできます。

契約を交わす際の時間も大幅に短縮できるメリットもあります。
以前は相手に契約書を送付し、内容を確認してもらってから署名と押印をしてもらってから返送してもらう一連の流れが必要でした。
先方が迅速に対応してくれるなら特に問題がありませんが、担当者の元に届くまで時間がかかり、郵送の途中で行方不明になってしまう事例も少なくありませんでした。
正式な契約が遅れるほど先方にも迷惑をかける事態になる問題がありましたが、電子化することでとても簡単に契約を交わせるようになります。