契約書は集約管理と部門管理のどちらが良い?

契約書管理での問題

企業は取引により契約し、事業を行うことが多く、企業間取引も多数行われます。
その中で必ず出てくるのが契約書であり、契約書の管理は、企業ならば必須と言えるでしょう。
どのように管理するかは、企業ごとに違いますが、考えるべき事はいくつかあります。

・共有問題

契約書は、担当の部署やまたは法務部などで一括して管理することが多く、紙でも電子データの契約書でも同じです。
契約書は通常、特定の部署のみならず他部署と関連する内容も含まれます。
日常の中で、契約書を確認したいとなれば、管理している部署に行き、該当するファイルを探します。
必要な契約書を探しにくい、必要ない契約書が破棄されないなど、共有するときには、いくつか問題は出てきます。

・セキュリティ

重要な内容を含む書類なので、どこで管理するかも考えないとなりません。
特定の部署だと外部には漏れにくいですが、他の部署も扱いにくく、全体で管理するとなると、扱いやすいですがセキュリティを考えないとなりません。
電子化すれば扱いやすいですが、漏洩のリスクは高まり、誰でも編集できるようにもなります。
権限をどうするか、ということは考えないとならないでしょう。

・破棄する時

契約書には契約期間があるので、期間終了後の扱いをどうするかも考えます。
しかし契約終了すれば破棄するのが良いかというと、中には契約期間自動更新の案件もあるので、扱いが難しいです。
それぞれの契約ごとに、管理方法を考えないとなりません。
すべての契約書の内容を把握するには、管理システムが必要となるででしょう。

契約書の管理方法

管理方法については、ルールを統一し、このルールを守っていきます。
しかし、各部署ごとに守るのは難しく、部署でも行い方も違ってきます。
ルールを徹底すれば業務を妨げることもあり、各部門で契約書は管理するか、法務部など一カ所で管理するかは、考え方によります。

・各部門

各部門で管理するときは、部門ごとのルール統一が難しくなります。
部門によってルールを守るところと守らないところが出てくる、管理の仕方に違いがある、原本はファイリングしない部署が出てくる、など問題があります。

・法務部など

法務部で管理すると、各部門での管理より、統制が取れます。
ルールを一カ所で決めて、契約書の保管と破棄も一カ所で行えば良く、無駄が発生しません。
ただし、他部門で契約書が必要なときに取りに行かないとならない、法務部に事務の作業が発生するなどはあります。

どちらがよいかは、その企業の規模ややり方に左右され、必ずこれが良いということはないでしょう。
まずは、どちらで管理するかを考え、管理しやすいか考えると良いです。