電子契約で契約書管理が効率化

電子契約

電子契約の導入

電子契約を導入することによって契約書の管理はかなり改善されます。契約書管理、これはかなり大変で難しいことです。これまでに結んだ相手の契約書が見つからない、他部署の契約情報がわからないなどいう声がかなり上がっています。契約書管理が難しいことの原因はさまざまですが根本的には、紙という媒体だからという問題もあります。検索がしにくい、管理が難しいなど原本性にも問題を抱えているところは多いのです。媒体が紙から電子に変われば、これらすべてを改善できることもあります。

紙で契約書を管理することの問題点としては、書面の契約書の場合リアルタイムに全員で共有することができない点も1つにあります。そして探すのが大変であるというデメリットもあります。電子アイルは簡単に使える前文を検索したり属性を検索することもできるのですが書面になるとこれらができないのです。書面、紙で野契約書は交渉の際の経緯を残すことも余りありません。しかし契約書を探す機会というのは意外と多くて、検索がしやすくなればもっと効率よく作業ができるのではないかと考えられています。

そして原本の管理をするのが難しいことも1つにあります。民事裁判の証拠として契約書を提出することもありますが安全に管理をしていつでも検索可能な状態にしておければいいのですがそれができないのがデメリットです。

契約書管理

電子契約を導入すれば契約書管理はかなり改善されます。先ほどまであげていた問題点は電子契約にすればほとんど解決できるといえるでしょう。会社全体で契約書情報をリアルタイムに共有することができます。電子契約サーバーなどを通せば客と取り交わしが可能になります。電子契約サーバーにアクセス権限を適切に設定することによって会社の契約情報は、契約と同時に全部過去のものも含めてみることができるようになります。その上で取り交わしがあった契約書については電子契約のサーバーの中にそのまま残りますからこれまでの契約書の保管も共有可能となるのです。書面契約ではなかなか解決することができなかったすべての社員が共有するという問題も、リアルタイムに共有するという問題においても、電子契約なら改善することができます。

その上でいろいろなことを検索することができるようになるメリットもあります。検索をするのがこれまでの紙媒体では難しかったですが、検索がスムーズにできるようになるのもメリットといえるでしょう。