紙文書を電子化して管理するには

コストを削減できる

紙の書類は、スキャナを使い電子化してデータにする企業もあり、その気になれば電子化はどこの企業でも行えます。
紙だと、紛失するおそれがある、時間と共に劣化し、破ける変色する焼失するなどのリスクもあります。
また紙は、書類として枚数が多くなるほど、管理していくのが大変になり、効率よく保管しないと、目的のファイルを探すのも大変です。

そのような問題を解決できるのが電子データであり、紙の書類を、スキャナを使い読み取り、PDFなどのデータにします。
電子データは劣化する心配もなく、いくら文書として数が多くなっても、保管スペースはHDDなどで良いです。
ただ電子データも保管を考えないとならず、削除すると紛失してしまい、また簡単にコピーできるので、セキュリティを考えないとなりません。

スキャニングして電子化する

紙媒体の書類を電子化するなら、スキャナーを使います。
スキャニングすることは、難しいことはなく、社員の誰でも最初に行い方を覚えれば、すぐに出来ます。
ただ最初はスキャニングをスムーズに進めたとしても、次第に上手くいかないくなることも多いです。

・紙の書類が多く、すべて行うのに時間がかかる
・紙と電子データの併用が上手くいかない
・電子データの精度が悪いので、紙の書類を使う
・スキャニングする時間がない
・作業する人が変わると、引き継がないとならず、上手くいかない

このような問題が出てきます。
引き継ぎなどの問題もありますが、スキャナーを使うと、紙の汚れもそのまま読み取り伝しかします。
そのために、シワやシミ、文字がかすれるなどすると、そのまま読み取り、電子化しても読みにくいデータとなります。
また、契約書など複数ページの冊子となっている文書は、スキャンに時間がかかります。
外注してスキャニングを依頼することも可能ですが、契約書など外部に漏れてはいけない文書もあり、難しい場合があるでしょう。

効率よく行う方法

まずはスキャニングするためのルールを決めます。

・どんな目的で電子化するか
・対象の文書は何か

この2つをまずは考え、対象となる文書を一通りリスト化してみましょう。
次に、スキャニングのテストを行い、どれぐらい時間がかかるのかを見てみます。
実際に電子化する書類をスキャンしてみて、1枚どれぐらい時間がかかるか、また1時間で何枚スキャンできるか試します。
スキャン結果を見て、どれぐらいの精度でスキャンするか、dpiなどを決めましょう。

最後にスキャンにスケジュールと、行う人員を決めます。
この計画に沿ってスキャンを行っていき、新しい文書が出来れば、それも計画してスキャンしていきましょう。
事前準備をしっかり行い計画することで、スムーズにスキャンが行えます。