探しやすくするためのファイリングルールとは

ファイリングを考える

企業で書類を作成すると、それは紙の書類であれば、まとめてファイリングすることになるでしょう。
ファイルをまとめて束にして、ラベルを付けて保管します。
ただ書類でも、保存期間が決められていれば、期間が過ぎると破棄すれば良く、それほどファイリングは重要とはなりません。
しかし、期間のないようなファイルこそ、ファイリングルールを決めないと、どんどん書類が溜まり、重複する、どこにあるのかわからないなど問題が出てきます。

適当にファイリングすると、例えば契約書をファイルしても、同じ冊子が2つ出来ることもあります。
重複すると、どちらにファイルすべきかも迷い、探すときも2回探さないとならず、余計な手間もかかります。

ファイリングの考え方

会社内にあるファイルをまとめるときには、まずは以下のことを考えます。

・重要な文書を分ける
・機密性のある文書を分ける
・紙媒体と他の媒体を分ける
・保管期間や廃棄方法で分ける
・文書の分類を考え、タイトルの付け方も考える

このようにして、まずはそれぞれの書類を分類し、同じジャンルごとにまとめていきます。
重要な文書、機密文書なども分けていき、一度分けたら重複しないようにして、他のジャンルに紛れ込まないようにします。
これには、管理が必要となり、分けるためのルール作りも必要でしょう。

そして最後に、ラベルの付け方、つまりファイルごとのタイトルの付け方を考えます。

・社外秘や社内秘などの取扱
・管理No
・部署
・区分
・年度
・ファイル名と作成日
・保管期間と保存期間

ファイル作成のこれらのルールを決めることによって、どのファイルでも統一してラベルが付けられます。
さらにキャビネットに保管するときは、保管のルールも決めます。
上段下段とあるので、どこにどのファイルを格納するか、格納順はどうするかなども決めます。
重要な文書や頻繁に使う文書ほど、取り出しやすい場所に格納する方が良いです。

ルールに基づいてファイリングすれば、使いやすくなり、仕事の効率もアップします。
使いやすい管理方法は、仕事の効率を上げるのみならず、業務上のロスも少なくします。
必要な書類を探すときにも探しやすく、また保管したファイルのリストも作ると良いでしょう。
整理されたファイルは、社員としても気持ちが良く、仕事のモチベーションを上げます。

企業の規模が大きいほど書類も多くなるので、ファイリングのルールは必要です。
また、ファイルは次第に多くなり、新しい書類も出てくるので、時には新しいジャンルを作らないといけないかもしれません。
ルールを作って管理すれば、企業にとっては、多くのメリットが発生するでしょう。
効率よくファイリングすれば、スペースの節約にもなります。