契約書の保管から廃棄までの流れを決めよう

保管することでリスクが発生

会社では、書類の保管期間を決めて、これは契約書にも設定するでしょう。
しかし保管期間を過ぎた契約書も、保管しているという会社は少なくありません。
契約書は、期間を過ぎても一定期間保管する、または廃棄はせず永久に保管するという企業もあります。
特に企業では、一定期間保管することが多いです。

なぜ期間修了後も保管するかは、訴訟などの有事や監査に供えて保管することが多いです。
その他にも、破棄しようと考えてはいるけど、いつ行うか実行できていない、重要な書類だけ保管したいけど、どれを重要とするか決めていないなどもあります。
さらには、保管期間の設定が良いかわからないので、念のために保管していることもあります。

保管する理由としては、廃棄する作業をしていない、または念のためということが多いです。
しかし契約書にしても、今使わないとなれば、後のために保管するとしても、その後使うことはほとんどなく、多くの種類が無駄となりゴミとなります。
確かに有事があれば、供えておくことは可能なので、そのような考えで保管することもあるでしょう。

契約書は電子データ化することも多く、コスト削減や利便性のために、紙の契約書に加えて、電子化することもあります。
社内ではどうしても、紙の契約書を取り出して使うことが多く、書類を出し入れすれば、ファイリングミス、コピー時の原本紛失などのリスクを伴います。
紛失して、どこにあるのかわからなくなり、情報漏洩の危険も高めます。

紙の契約書は、いくつものリスクを含むので、思い切って保管期間が過ぎれば破棄する、または電子化するなどした方が、会社のためです。

保管期限終了後は破棄する

会社のリスク軽減のためにも、保管期間が終了した契約書に関しては、破棄するほうが良いです。
1契約ごとに、契約期間や保管期間は違うので、それぞれの契約に番号をつけて、区切りをわかるようにして、管理番号で管理します。
契約順に番号で並べておき、保管期間を設定します。
そして保管期間終了した後は、その契約書は破棄しておくようにするのです。

管理番号で管理すれば、どの契約書を破棄したのか、いつまで保管するのかもわかります。
場合のよっては、重要な契約書であれば、保管期間を延ばすなどしても良いでしょう。
ただこれには。書類管理のシステムを導入しないとならず、大がかりなものは必要ないですが、契約書のファイリング方法、管理番号の設定方法、そして保管期間の設定方法と、破棄の仕方を決めます。
場合によっては、破棄された書類は、管理システム上で、破棄したという記録を残しておいても良いかもしれません。
まずは破棄するために管理システムの構築から始めてみましょう。