紙契約書の問題点

情報漏洩のイメージ

紙による契約書

紙による契約書の問題点はどのような点があるのか見ていきたいと思います。まず紙であることから紛失をする問題が出てきます。管理状況によっては紛失してしまうこともあるでしょう。そして破損する可能性もあります。また紙は劣化しますので、劣化していく心配もあります。そして契約期間の把握をすることができない問題点もあります。契約期間の把握、これは紙に記載されているだけでは、いつまでなのか把握をしておくことが難しくなります。期日のみを別で管理しているのならいいのですが、そうではない場合には、確認をする手間が生じます。

またどこに保存したのかわからないという問題点もあります。最初から最後まで管理を一貫して取り扱っていた人がいたとしてもその人がずっといるわけではありませんし、その人がずっと管理をしていくというわけでもありませんので、管理をしていてもどこに保存したのかわからなくなることがあります。ほしい資料があった場合にそれをすぐに見つけることができないのです。特に会社の規模が大きくなればなるほどに、この問題は大きくなります。

情報漏えいの問題

また紙媒体の契約書の場合には情報漏えいの問題もあります。現在個人情報などはとても取り扱い管理が難しくなっている時代ですが、紙にしていてもこれは電子文書にしていても問題としてあがってくることになりますが情報漏えいの心配があるでしょう。基本組織以外に漏らしてはいけない情報ですので機密扱いとなります。公にしてはいけない情報として法律でも決められています。しかし組織と関係ない人が社内で取り扱う文書が常に見える状態にしてあるというのは本来であれば決して許されてはいけないこととなります。これは企業運営の中でかなり重要度が高い扱いになりますので、紙媒体の場合コピーをとり外部に出回る可能性があるので注意が必要です。

そして最後の問題点は保管するのにコストがかかることにあります。現在書類の電子化はかなり急速に進んでいますが、それは身軽な企業運営を目指したい経営者の思いも含まれています。どんな会社でも保管と保存の義務がある書類はたくさんありますが、それは経営年数が長くなればなるほどに増えていきます。取引や業績が増えれば増えるほどかなりの量の書面が発生してくるのです。それらを保管する際、社内だけでは管理できないということになれば紙の契約書の保管をする場所をお金を支払ってでも確保することになりますので、その点でコストがかかる問題点があります。