素早く探せる!検索システムとは

効率よい検索

いくら文書管理が出来たとしても、使うときに探すのに時間がかかっていては、効率よいシステムとは言えません。
文書を電子データにして管理すると、検索システムを使うことも出来ますが、検索しやすいデータにすると使いやすいです。
検索まで便利であれば、システムの利便性を向上させ、業務でも役立ちます。

ただ検索システムを構築するとなると、ノウハウと知識が必用となり、プログラマーの手を借りないとなりません。
しかし、構築にはそれなりのコストがかかり、日頃サーバーの保守などのコストもかかるので、余計に負担となります。

大きな負担となるならば、クラウドサービスを利用する方法もあります。
クラウド型の管理システムであれば、最初から検索システムもあるので、一から構築する必用がありません。
プログラマーを抱える必用もなく、コストを掛けずに、サービスを利用できます。
データのバックアップなどの面から見ても、社内にサーバーを作るよりもメリットが多いです。

検索の仕方

・キーワード検索

検索方法としては、もっとも一般的なキーワードでの検索があります。
ブログ内や検索エンジンを使って検索する時と同じであり、目的の固有名詞などを入力し、検索します。
ただ文書管理システムであれば、対象となるキーワードを予めデータベースに登録し、入力に応じて、対応する文書を提示します。
情報をインデックスにできるので、データ容量は少なくなり、検索スピードも速いというメリットがあります。
また単語1つのみならず、複数のキーワードを組み合わせた、AND検索やOR検索なども行えます。

検索システム構築では、他部署の人も使うという事を考え、他の人も検索しやすいくします。
いくら使いやすいシステムでも、他の人にとっては難しいシステムとなると、利便性は限られます。
考え方としては、共通の認識となるような、専門性のないキーワードを設定すると良いです。

・全文検索

OCR技術の確立のよって、スキャナで紙を読み取っても、その文字を認識し、データ化する事が可能です。
文書のテキストをデータに出来るので、全文検索が可能となりました。
全文検索は、すべての文書のテキストを検索する方法であり、より直接的に、目的の文書を探せます。
通常のワープロで作ったフォントの文字以外にも、最近は手書きの文字も認識できるようになっており、その精度は上がっています。
また文書作成時には、管理番号などを印刷しておけば、一緒に読み取れます。

主に検索ではこれら2つを使い、目的に応じて使い分けます。
契約書など、比較的長い間電子データとしていくような書類はキーワードで、論文や新聞など、その文書の中のテキストを知りたいときは、全文検索を使います。