現在の管理

現在の契約書管理というのは、パソコンが普及したこと、インターネットが普及したことに伴って契約書管理もネットを使った管理に変わりつつあります。ネットで契約書管理をすることができるのかと、不思議に思う人もいるかもしれませんが、これまでエクセルのデータで管理していた人は、そのデータをネット上にあるサーバーに預ければいいというイメージです。会社から離れた場所にありますので、万が一社内に何かあったときでもデータは無事です。そして離れた場所といっても目に見えて存在しているわけでもないので、何かあったとしても復旧しやすいのも特徴です。

i_yajirusi_s10 バックアップ
i_yajirusi_s10 業務効率をアップ

具体的な方法

現在の契約書管理システムでは具体的にどんなことができるのかといえば、まずバックアップです。契約書のバックアップを取ることができるのです。エクセルに保管していても何かあればデータが消えてしまいますし、ファイリングしていても火災や災害で書類が消滅してしまうことだってありえますので、その点バックアップがサーバーで行われていると安心です。次に業務効率がアップします。社内で現在あちこちに保管されている文書がデータとして1箇所に集められていますし、整理もされたうえで適切に管理されています。ですから契約書を探さなければいけないシーンでも、契約書を渡さなければいけなくなった場合でも、あちこちから探す手間が省けて一箇所からそして検索を一括で行えるというとても業務効率をアップさせることができるのです。

i_yajirusi_s10 閲覧を制限
i_yajirusi_s10 資源の共有
i_yajirusi_s10 検索機能
i_yajirusi_s10 情報の長期保存

閲覧に関してもアクセス制限をかけることもできますし、すべての文書やデータが一括管理されているので、資源の共有をすることができて便利です。また先ほどいったように検索が簡単にできるので目的とする契約書を見つけ出すまでに時間をかけません。また、社内でどれくらいの期間契約書を保管するのかということは、ある程度期限が決められていると思いますが、データ化されてサーバーで保管する場合、かなり長期間保管することができるというメリットもあるのです。これまでの契約書管理のデメリットをすべてカバーした形で、安全で、安心で効率のいい契約書管理の方法、それが今のインターネットを使った契約書管理システムです。