検索

leaf文書管理システムを導入することでできることの1つに、検索機能を使えるということがあります。この検索機能を使うことができるということは、実はかなり作業効率をアップさせることとなるでしょう。契約書管理をこれまでファイリングしていた会社は、ファイリングされている契約書の膨大な数の中から、自分が探し出したい契約書を探す場合、かなり時間がかかります。その保管がしっかりと整理整頓されていればまだしも、もしかすると部署ごとに契約書の保管場所が違っていたり、期間によって契約書の保管場所が変わっていることもありますので、その中から探すというのは大変ではないでしょうか。ですが、契約書管理システムを使えば、膨大な契約書を実際に保管庫へ行って探す必要はありません。全文検索機能という機能があるのですが、この機能を使えば、すぐに目的となる契約書を探すことができるのでとても便利です。

効率アップ

どの時代のいつの、どことの契約書なのか、担当したのは誰なのか、それをわざわざ総務に問い合わせた上で保管してある場所へいって1つ1つチェックするというのは大変ですし、とても時間も労力もかかることです。しかし契約書管理システムを使うことによって全文検索機能にかければすぐに見つけ出すことができるのでとても便利です。絞り込んで検索することができるのでとても簡単に見つけ出すことができます。取引先の会社の契約をすべて見たい場合には会社の名前を入力して検索すれば、それでその会社との契約を出すことができますし、その会社との労働者派遣契約のみ見たいなら、契約の種類を選べば、それだけを選ぶことができます。契約の種類ではなくて営業担当者で検索をしたい場合には担当者名を選んで検索すればその担当者の契約だけ絞込みが可能です。

人の手で文書管理システムを使わずに、ファイリングしてある契約書の中からこのように細かな探し出しをすることはかなりの時間も労力もかかりますので、それがパソコンの上の操作ひとつでできるということはとても便利です。契約書管理システムを使っていて一番便利だと思ったのがこの検索機能だったという会社も多いほど便利に思っている人は多いのです。

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