エクセルで管理

leaf契約書管理をエクセルを利用して管理している会社もあります。もちろんこの場合、契約書を書面にしないというわけではなくて、契約書を書面にしたものはそのままファイルに保存をするという状態はそのまま行いつつ、併用して、データをエクセルで管理しているのです。なぜどちらも行うのか、それはファイリングして保存をしていたときは、契約書を後日、探すのがとても大変で手間でした。1つ1つ人の手で探さなくてはいけませんでしたし、どこに保管されているのかもわからない場合もあったと思いますので、その場合本当に契約書を探すのが大変だったのです。ですが、このデメリットを解消するために、エクセルでもデータとして管理することにしたのです。エクセルでデータ管理をすることができるようになったことで検索をするのがとても手軽になったのです。

どこにあるのかわからない契約書の中から、探す必要もなくなりましたし、エクセルで管理していれば膨大なデータがエクセルの中にありますので、その中から一括検索をすることができるので、とてもスムーズに契約書を探し出すことができるようになりました。

問題点

ですがこの方法も契約書管理としては完璧な方法ではありません。なぜこの方法も契約書管理として完璧ではないのかといえば、エクセルに契約書のデータを入力したり、保存したりしなければいけないという手間があるのです。ファイリングの場合はファイルに入れればそれでその場は簡単でしたが、エクセルに入力してデータを管理しなければいけないのです。しかも、そのエクセルが入っているパソコンは、セキュリティの面で安全なのかという心配も出てきますし、誰でも見れる状態になっているとこれまたアクセス制限などの面で不安が出てきます。万が一、会社が災害にあったり、火災にあったりしてしまった場合に、エクセルのデータがなくなったら、管理していたデータもすべてどこかへいってしまうわけですから、これも契約書管理としてはいい方法とはいえません。

契約書管理をエクセルを利用して管理しているところは完璧のようで、まだまだ完璧ではありませんからもっと先を見ないといけないでしょう。安全面、セキュリティ、作業効率すべてを考えると今の時代のネットを使った契約書管理がおすすめです。

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