ファイリング

leaf契約書管理の方法で、圧倒的にこれまで多かった方法は、ファイリングをして保存するという方法です。契約書を書類としてそのままファイルに保存しておくという方法です。この方法はファイルするときは楽です。書類をそのまま所定の場所にファイルすればいいので、忙しくても入力をしなければいけないということもありませんし、便利なのですが、何が大変かといえば、やはり契約数にもよりますが、契約数が多いと、いくらきれいに整理をして、その都度整理をしていたとしてもどんどん契約書は増えていきますので、その契約書の数は本当に膨大なものになるのではないでしょうか。

膨大なものになった場合には探すのに手間がかかります。契約書を探すことがないともいえませんし、万が一契約書を振り返ったり、契約書を探すようなことになった場合に、大変時間もかかりますし、労力もかかるのが、ファイリングして保存するという方法なのです。また、契約書の大きさも違うこともあります。部署によって違ったり、クライアントによってサイズが違うこともあるでしょう。

保管方法

書類のサイズがまちまちで、ファイルによって保管されている場所が違うような場合には、探すのに一苦労ですし、本当に無駄な労力と時間を費やしてしまうことになるでしょう。契約書の保管方法でファイリングして保管するというのは、保管をするときは楽ですが、その後の管理が本当に大変でなんとかならないかと悩みを抱えている会社は多かったです。一番アナログで、一番古い契約書管理の方法、それがファイリングして保存するという方法であり、誰でもできる方法ではあるのですが、この方法を行うことによってその後の契約書を利用して何かをしなければいけないとなったときなどに、本当に大変な労力と時間がかかるというデメリットが生じます。

それでも、この先どの方法で管理をしていくのがいいのか悩んでいる会社は、まだこの方法を行ってます。ファイリングして保存して、保管場所にいっぱいになって、それでも保管して、いざ探そうと思ったときに苦労をしている人たちがとても多いのです。保管するだけならいいですが、その後検索をしたりしなければいけないときには大変な管理方法です。

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