机の中やキャビネットの文書整理のポイント

ルールを決める

会社では、自分のデスクをもらい、仕事をしていくことでしょう。
最初はデスクの棚の中は綺麗ですが、次第に書類や小物などが溢れていき、汚れてきます。
掃除して整理しないと、引き出しの中は汚れるばかりであり、埃やゴミなどが入っていきます。
年末に大掃除として一気に掃除しても良いですが、効率よく掃除して整理すると、引き出しやキャビネットの中を綺麗に整理整頓できます。

特に冊子などが多いと、どれを捨てるか決めないとなりません。
まずは整理する前には、ルールを決めてから、取り組みましょう。
ポイントとしては、保存・保管・廃棄のルールを決めます。
重複しているファイルや文書、捨てるべき文書なども多いので、まずはどのように整理するか決めましょう。

整理する時のルール

それでは早速ルールを決めていき、そのルールにそって整理します。

・保管

こちらは、業務で使用する割合の多い文書のことであり、利用する機会が多い文書です。
保管として、いつでも使える引き出しやキャビネットに収納します。

・保存

使う予定がない文書ながらも、保存期間の決められている、法律や契約が関わる文書です。
使用する機会は少ないですが、保存しないといけないので、保存専用のキャビネットや、金庫などにしまいます。

・廃棄

ルール決めの中で、一番難しい部類です。
不要になった文書であり、今後使わない文書であり、不要なので、大事に取らずに破棄します。
さいの目切りに出来るシュレッダーにかける、専門の業者に依頼して破棄するなど、業務で重要な情報の書かれた文書は、情報漏洩しないように、専用の方法で破棄します。
メモや白紙の紙などは、破って捨てれば良いでしょう。

整理のポイント

ルールを決めたら整理に取りかかりますが、ルール通りに行うようにします。
特に廃棄は今使わない文書で、保管の必要もないなら、思い切って破棄します。
業務で使う文書の中で、1年以上前に作成した文書を使う確率は、1%以下だと言われます。
そのために、今使わないならば、今後はほぼ使わず、ゴミとなるだけです。

破棄せず保管すると、引き出しやキャビネットの中で、スペースばかりを取り、他の書類の邪魔となります。
使わない書類が多いほど、他の書類を探すときの邪魔となり、業務の妨げです。

また保管する文書でも、頻繁に使うような書類は、電子化しても良いでしょう。
電子化すると、紙の書類として場所を取らなくなり、電子データはいくら多くあっても、探すときはすぐ見つけられます。
どうしても企業では書類はどんどん増えるので、電子データで保存しても構いません。
保管するような重要な文書は、ファイリングするなど、一カ所にまとめておくと良いでしょう。