契約書が社内で氾濫するワケとは

契約書が氾濫する企業

取引先や相手企業との契約は、契約書を持って締結されます。
契約後は、会社には1つの契約書が誕生しますが、これが複製されることにより、社内に氾濫します。
営業は取引内容を確認するため、事務は請求書発行のため、経理は売り上げタイミングなどを見るため、総務は予備として、それぞれが1部コピーします。
こうなると、社内にはその契約書に対し、複数のコピーが誕生することになり、氾濫します。

最近の日本の企業は、契約を持って事業を行うことが多くなり、契約書の種類も増えています。
取引も多様化し、基本契約から発注書などいくつもあります。
または、その都度個別契約を行うこともあり、こうなると書類の数は余計に増えます。
不正防止や内部統制が進められたことも契約書のコピーを作る結果となっており、売り上げの金額確認などを正確に行うならば、契約書を見るのが簡単で素早く、それ故コピーを作ります。

契約書の利用頻度は増えてきていますが、反面契約書に関しての業務は以前と変わらないままであり、その事が、コピーを増やしています。
これによって、各自のデスクに、分厚い契約書のコピーを保管するという、効率の悪い方法をとっています。

電子データにする

契約書を社内に氾濫させないためには、電子化して電子データにする方法があります。
電子データにした契約書を社内で共有し、社員が見られるようにすれば、わざわざコピーする必要がなくなります。
文書管理システムを使用すれば、効率よく契約書を管理でき、電子データにしても業務の効率を下げません。

ただ電子化するには、ルールを決めないとならず、管理システムの中でどのように保管し管理するか決めて、社内でルールを統一しないと、今度は管理システムの中で、複数同じ契約書が出来てしまいます。
契約書の作成から閲覧。管理までのルールを決めます。

または、契約情報だけを電子化する方法もあります。
これは、契約書から必要な情報だけを抜き出し、データベースに入力します。
取引条件、金額、得意先情報などを入力していきデータベースにすれば、各部署では、必要な情報だけを見れば良いでしょう。

電子化したデータは、共有すれば社内で誰でも見られるので、わざわざコピーしなくても済み、紙のコストを削減できます。
ただ電子化するならば、データが紛失しないようにしないとならず、管理の仕方が求められます。
また、電子化しても、紙の契約書を使うようでは電子化の意味がなく、社員全員が使いやすい管理システムを使いましょう。
ただ管理システムを高機能化するのは、コストがかかりすぎるので、また機能が多く使えない社員が出るかもしれず、最初は必要な機能だけあるシステムでよいです。