劣化する前に守ろう!図面電子化

紙やマイクロフィルムは劣化する

設計事務所や建築メーカーとなると、多くの図面を所有することでしょう。
また機械の製造メーカーなども、製品の図面を多く社内で保管しています。
通常は、棚などに図面は保管することが多く、図面としては、紙に書いた物以外にも、バックアップ用にマイクロフィルムにデータを入れるのも普通です。

最近はCADなどを使い図面を作り電子データにすることも多いですが、特に昔からある会社となると、図面は紙であり、バックアップはマイクロフィルムなどです。

ただ紙にしてもマイクロフィルムにしても、時間と共に次第に劣化していきます。
紙であれば何度も開いて閲覧すると、シワになる線が付くなどあり、紙の材質もぼろぼろになっていき、図面も見にくくなります。
紙ならば、カビが生える破けるなどのリスクも伴います。

マイクロフィルムであれば、シワが付く線が付くようなことは少ないですが、いわゆるビネガーシンドロームという劣化が起こります。
これは、マイクロフィルムを構成する素材のセルローストリアセテートが、長年の熱や湿気によって、化学変化を起こし、酢酸化することです。
酸化するのと同時に、酸性になっていき、酢のニオイを発します。
化学変化によって、マイクロフィルムは、溶けるくっつくなどして、こうなると再生してデータを見ることは出来ません。

紙の図面は扱いを徹底する、マイクロフィルムも共に、保管する部屋は温度や湿度に気をつけるなどすると、劣化を少なく出来ます。
しかし、どんなに扱いに気をつけても、どうしても空気に触れるので、劣化は避けられません。

図面の電子化

図面を劣化させないためには、電子化する方法があります。
紙の図面であれば、スキャナーを使いスキャニングして電子化でき、マイクロフィルムであれば、こちらも専用のスキャナを用意し、電子化します。
ただ枚数が多いと、特に万枚単位の図面は、電子化するのに時間がかかるでしょう。

社員が多くスキャンに時間を使えれば、社員がスキャンすればいいですが、時間がかかる、人員がいないとなれば、外注も併用して構いません。
スキャンすると、PDFなどの電子データに出来る以外にも、メリットがあります。

・すべての図面を取り出し棚卸しするので、いらない書類や図面が見つかる
・台帳の通り図面があるかどうか確認できる
・棚卸しで整理できるので、次回以降の棚卸しの時間短縮に繋がる

このようなこともあり、電子化すると、社員の負担軽減にも繋がります。
もちろん電子化した図面は劣化することなく、探すのも楽になりますが、HDDなどに保管するならば、データを紛失しないよう工夫しましょう。
万が一に供えて、ミラーリングしてバックアップは行った方が良いです。