不動産賃貸借契約書の上手なファイリング方法

ファイリングは必要

不動産関連の仕事をしていると、賃貸借用契約書は、どんどん溜まっていきます。
まとめて保管しないとなりませんが、担当者が保管していると、担当者のいる間はスムーズに保管が出来ます。
しかしこれでは、担当者が退社すると、引き継ぎしていないと、どこにどのファイルがあるのかわかりません。
また社員が複数いれば、担当者ごとにまとめ方も違います。

または、1つの物件に対し、複数人で共有し保管し、新しいファイルが出来れば、誰かが追加する、差し替えるなどする場合もあります。
契約者が変われば、新しい契約書と差し替える作業を行います。

どのようなケースにしても、このファイルは管理物件用にするなど、大まかなルールはあるでしょう。
どの順番で格納するか、ファイルはそれぞれラベルをどうするかなど、細かいルールは決まっていないことが多く、契約書は、担当者の判断でファイルするようなこともあります。
契約書が少ないときは、適当にファイルしてもそれほど問題になりませんが、これが辞書のように束になると、適当に管理すると大変です。
目的の契約書がなかなか見つからない、同じ内容の契約書が重複するなど発生します。

上手なファイリング

契約書は、増える一方なので、ファイリングの方法を考えます。
まずは、管理番号をラベルとして使い、または物件コードとして、契約書とリストに付けていきます。
契約書にはもちろん、文書として何があるかリストも作成し、これにも物件コードや管理番号を付けます。

契約書は原本とは他に、スキャンして写しを用意し、内容確認はすべて写しを使うようにすると、原本を紛失するおそれがなくなります。
ただし、契約書は厳重に管理し、どこに何があるかわかるようにします。
リストと契約書の管理番号が一致すれば、リストさえ見れば、どこに何があるかわかります。

次にファイルを格納して整理する方法です。
こちらは一般的な間仕切りを使う方法を使い、契約書相手ごとに分類します。
例えば、オーナー、借り主、メンテナンス業者などとして分類し、間仕切りを使い、同じジャンルの契約書は一カ所に収納します。
間仕切りはわかりやすいように、色違いにするか、間仕切りにもラベルを付けると良いでしょう。

このようにして、契約書に管理番号を付けて、棚ごとに収納して管理します。
ただし、契約書のファイリング方法を決めたならば、それは社内で方法を統一します。
統一することによって、社員の誰が行っても、一定のルールに従ってファイリングされて、必要な契約書を誰が探しても、同じように探せます。
もしも、契約書が膨大になったならば、webやサーバーを導入して、管理する方法もあります。